Câu chuyện bắt đầu rất đơn giản: Doanh nghiệp nâng cấp hệ thống, tháo dỡ những ổ cứng cũ và gửi chúng đi thanh lý như thường lệ. Mọi việc tưởng chừng đã hoàn tất, cho đến khi phát hiện rằng trong những thiết bị đó vẫn còn nguyên dữ liệu khách hàng, hợp đồng nội bộ và thông tin tài chính.
Khi những dữ liệu ấy bị khôi phục ở nơi khác, thiệt hại không chỉ nằm ở con số, mà còn ảnh hưởng đến uy tín và niềm tin mà doanh nghiệp phải mất nhiều năm mới gây dựng được.
Lúc này, câu hỏi không còn là “xóa dữ liệu như thế nào”, mà là “làm sao để dữ liệu biến mất hoàn toàn và không thể phục hồi dưới bất kỳ hình thức nào”.
Vì sao việc xóa dữ liệu quan trọng hơn bạn nghĩ
Nhiều doanh nghiệp vẫn tin rằng “xóa file” hay “định dạng lại ổ cứng” là đủ để dữ liệu biến mất. Thực tế, những phương pháp này không thực sự xóa dữ liệu. Thông tin vẫn có thể được khôi phục bằng các công cụ chuyên dụng, khiến tổ chức đối mặt nguy cơ rò rỉ thông tin, vi phạm bảo mật và mất uy tín.
Các quy định như GDPR, PDPD (Nghị định Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân), ISO 27001, hay NIST đều yêu cầu doanh nghiệp đảm bảo dữ liệu bị xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục. Vì vậy, hủy dữ liệu không đơn giản là xóa đi, mà là đảm bảo nó không bao giờ quay trở lại.
Hiểu đúng về khái niệm: Hủy dữ liệu, Xóa dữ liệu và Làm sạch dữ liệu
Ba thuật ngữ này thường bị dùng lẫn, nhưng thực tế lại có sự khác biệt quan trọng cần hiểu rõ:
- Hủy dữ liệu (Data Destruction): là quá trình phá hủy dữ liệu trên thiết bị lưu trữ sao cho dữ liệu hoàn toàn không thể đọc, truy cập hoặc sử dụng trái phép. Tuy nhiên, không phải lúc nào phương pháp này cũng xác minh được dữ liệu đã biến mất hoàn toàn.
- Xóa dữ liệu (Data Erasure): là phương pháp ghi đè toàn bộ dữ liệu trên thiết bị bằng phần mềm chuyên dụng, có khả năng xác minh và cấp chứng chỉ an toàn. Đây là phương pháp hiện đại nhất, vừa đảm bảo an toàn dữ liệu, vừa cho phép tái sử dụng thiết bị.
- Làm sạch dữ liệu (Data Sanitization): là kết quả cuối cùng của quá trình xóa an toàn. Quá trình này đảm bảo rằng ngay cả các công cụ khôi phục cấp cao cũng không thể phục hồi được thông tin đã xóa.
Nói cách khác, phần mềm xóa dữ liệu là công cụ giúp doanh nghiệp làm sạch dữ liệu hoàn toàn và đạt tiêu chuẩn bảo mật cao nhất.
Các phương pháp hủy dữ liệu phổ biến hiện nay
Theo khuyến nghị của Gartner và Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia Hoa Kỳ (NIST), có ba phương pháp chính giúp đảm bảo dữ liệu được xóa vĩnh viễn:
a. Hủy vật lý (Physical Destruction)
Đây là phương pháp “truyền thống” như nghiền, đập hoặc làm biến dạng ổ cứng để không thể sử dụng lại. Tuy nhiên, phương pháp này cần trang thiết bị chuyên dụng và quy trình chính xác để đảm bảo ổ đĩa và các chip nhớ bị phá hủy triệt để, không thể phục hồi.
b. Xóa bằng mã hóa (Cryptographic Erasure)
Phương pháp này mã hóa dữ liệu, sau đó xóa khóa giải mã, khiến thông tin trở nên vô dụng. Dù hiện đại hơn, nhưng phương pháp này phụ thuộc vào độ an toàn của thuật toán mã hóa. Khi công nghệ giải mã phát triển, dữ liệu có thể không còn an toàn tuyệt đối.
c. Phần mềm xóa dữ liệu (Data Erasure Software)
Đây là giải pháp xóa dữ liệu hiện đại và linh hoạt nhất. Phần mềm ghi đè toàn bộ dữ liệu trên thiết bị bằng các mẫu dữ liệu nhị phân (0 và 1), khiến dữ liệu gốc không thể phục hồi. Đồng thời có khả năng xác minh và cấp chứng chỉ xóa dữ liệu an toàn.
Điểm mạnh lớn nhất là thiết bị vẫn có thể tái sử dụng sau khi xóa, giúp tiết kiệm chi phí và thân thiện với môi trường.
Khi nào nên đầu tư vào phần mềm xóa dữ liệu
Mức độ đầu tư sẽ khác nhau tùy theo quy mô và đặc thù ngành, nhưng bất kỳ tổ chức nào xử lý dữ liệu cá nhân đều cần có giải pháp xóa an toàn. Đặc biệt, việc đầu tư trở nên cần thiết nếu doanh nghiệp của bạn:
- Thường xuyên thay thế, tái sử dụng hoặc bán lại thiết bị lưu trữ.
- Hoạt động trong các ngành tài chính, y tế, viễn thông hoặc thương mại điện tử, nơi dữ liệu khách hàng đặc biệt nhạy cảm.
- Cần tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu của Việt Nam và quốc tế.
- Muốn tự động hóa quy trình xóa dữ liệu để giảm rủi ro do lỗi con người.
Trong các trường hợp này, phần mềm xóa dữ liệu không chỉ giúp bảo mật thông tin, mà còn mang lại hiệu quả kinh tế dài hạn.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm xóa dữ liệu
Một giải pháp xóa dữ liệu chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp:
a. Xóa dữ liệu an toàn và xác minh được kết quả
Phần mềm xóa dữ liệu sử dụng quy trình ghi đè nhiều lần theo các tiêu chuẩn như NIST 800-88, DoD 5220.22-M hoặc ISO 27040, đảm bảo không sót dữ liệu. Sau mỗi lần xóa, hệ thống tạo chứng chỉ xác minh, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm toán và chứng minh tuân thủ.
b. Giữ nguyên khả năng sử dụng của thiết bị
Không giống phương pháp hủy vật lý, phần mềm giúp tái sử dụng ổ cứng sau khi đã xóa sạch dữ liệu. Doanh nghiệp có thể bán, tặng hoặc tái triển khai thiết bị, tiết kiệm chi phí đầu tư mới.
c. Tích hợp linh hoạt với hệ thống sẵn có
Một số phần mềm xóa dữ liệu có thể tích hợp vào ERP, WMS hoặc hệ thống quản lý tài sản CNTT, giúp tự động hóa quy trình xóa ngay khi thiết bị được ngưng sử dụng.
d. Tiết kiệm chi phí và thời gian
Xóa dữ liệu thủ công tốn nhân lực, dễ sai sót. Ngược lại, phần mềm có thể xóa hàng loạt thiết bị cùng lúc, giảm đáng kể chi phí vận hành và rủi ro an ninh.
Giải pháp xóa dữ liệu toàn diện từ Blancco
Là thương hiệu hàng đầu thế giới trong lĩnh vực bảo mật dữ liệu, Blancco mang đến cho doanh nghiệp bộ giải pháp tẩy xóa dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Nghị định Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPD – Nghị định số 13/2023/NĐ-CP) của Việt Nam và các quy định toàn cầu như NIST 800-88, ISO 27001.
Các sản phẩm của Blancco được thiết kế để đảm bảo dữ liệu được xóa an toàn, nhanh chóng và có thể kiểm chứng, đồng thời giúp doanh nghiệp duy trì khả năng sử dụng thiết bị sau khi xóa.
Các giải pháp nổi bật bao gồm:
- Blancco Drive Eraser: Tẩy xóa hoàn toàn dữ liệu trên máy chủ, laptop, desktop và các ổ đĩa lưu trữ, đảm bảo không thể khôi phục.
- Blancco File Eraser: Xóa an toàn từng tập tin, thư mục nhạy cảm mà không ảnh hưởng đến dữ liệu khác.
- Blancco LUN Eraser & Virtual Machine Eraser: Bảo vệ dữ liệu trong môi trường máy ảo và trung tâm dữ liệu, không gây gián đoạn hệ thống đang hoạt động.
- Blancco Mobile Eraser: Giải pháp chuyên biệt xử lý an toàn dữ liệu trên thiết bị di động, đáp ứng nhu cầu bảo mật ngày càng cao của doanh nghiệp.
- Blancco Management Portal: Nền tảng quản lý tập trung, cung cấp báo cáo và chứng chỉ tẩy xóa minh bạch để phục vụ các cuộc kiểm toán và kiểm tra từ cơ quan quản lý.
Với kinh nghiệm triển khai tại hơn 70 quốc gia và đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam, Blancco đã trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính, viễn thông, y tế và chính phủ – nơi yêu cầu bảo mật dữ liệu được đặt lên hàng đầu.
Báo cáo Tẩy xóa dữ liệu của Blancco
Đọc thêm: Blancco giúp tổ chức tuân thủ Nghị định bảo vệ dữ liệu cá nhân như thế nào?
Kết luận
Mỗi doanh nghiệp đều có những câu chuyện dữ liệu riêng: những bản hợp đồng đã ký, những thông tin khách hàng từng gửi gắm, những dự án đã đi qua. Và khi hành trình ấy khép lại, dữ liệu cũ cần được “ra đi” một cách an toàn, trọn vẹn và có trách nhiệm.
Đó là lý do phần mềm xóa dữ liệu không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là “người gác cổng thầm lặng”, bảo vệ uy tín và niềm tin của doanh nghiệp.
Là nhà phân phối chính thức của Blancco tại Việt Nam, Mi2 đồng hành cùng các tổ chức trên con đường chuyển đổi số an toàn. Liên hệ Mi2 ngay hôm nay để bắt đầu hành trình bảo mật dữ liệu toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.
