Cùng Mi2 khám phá phương pháp chống thất thoát dữ liệu hiệu quả. Thông qua việc tìm hiểu Best Practices – các cách làm tốt nhất trong DLP.
Trong tổ chức, doanh nghiệp, ngày càng có nhiều người có thể truy cập vào dữ liệu. Dữ liệu có thể ra, vào tổ chức, tới đối tác, khách hàng, nhân viên làm việc từ xa,… Và đôi khi đến cả những người không được phép. Kết quả là vô số mối đe dọa nội bộ hay sự bất cẩn của nhân viên. Có thể làm lộ dữ liệu bí mật chỉ với một cú nhấp chuột. Giải quyết vấn đề này, rất nhiều tổ chức đã triển khai giải pháp chống thất thoát dữ liệu (DLP). Dưới đây là các phương pháp chống thất thoát dữ liệu tốt nhất doanh nghiệp nên áp dụng khi triển khai DLP.
1. Tại sao các doanh nghiệp cần chống thất thoát dữ liệu?
Việc trở thành nạn nhân của các vụ vi phạm dữ liệu khiến các tổ chức có thể phải trả giá đắt. Ở Mỹ, chi phí trung bình cho một vụ vi phạm dữ liệu là 3,86 triệu đô la. Đối với các công ty lớn, số tiền có thể lớn hơn. Ví dụ như trường hợp của chuỗi siêu thị chuyên đồ xây dựng và trang trí nội thất nổi tiếng của Mỹ – Home Depot. Vào năm 2014, hãng này đã tiêu tốn hơn 260 triệu USD. Khi tin tặc đánh cắp dữ liệu thẻ tín dụng của hơn 50 triệu khách hàng. Home Depot đã phải trả lại tiền cho các ngân hàng, công ty thẻ tín dụng và người tiêu dùng. Đồng thời thực hiện cải tiến các chính sách bảo mật theo lệnh của tòa án.
Trong nhiều ngành, quy định của chính phủ nêu rõ các quy tắc để xử lý an toàn nhiều loại dữ liệu khác nhau. Ví dụ như thông tin chăm sóc sức khỏe (HIPAA) hoặc dữ liệu thẻ tín dụng (PCI). Trong trường hợp vi phạm các quy định đó có thể gia tăng đáng kể các khoản tiền phạt khi thất thoát dữ liệu. Do đó, tổ chức, doanh nghiệp cần triển khai giải pháp chống thất thoát dữ liệu. Để tránh thiệt hại về tài chính và danh tiếng do các vụ vi phạm gây ra.
2. Giải pháp chống thất thoát dữ liệu
Một nỗ lực quan trọng trong việc chống thất thoát dữ liệu (DLP) đến từ việc lựa chọn giải pháp. Các giải pháp DLP giúp xác định các loại dữ liệu khác nhau trong tổ chức. Có thể giám sát điểm cuối hoặc các kênh mà dữ liệu truyền qua.
Các giải pháp DLP quét các kho dữ liệu. Chẳng hạn như chia sẻ tệp và máy chủ. Sau đó phân tích và lập danh mục nội dung. Một số sản phẩm DLP hoặc mô-đun trong bộ phần mềm DLP cung cấp báo cáo tự động để ứng phó sự cố. Chúng cũng có thể chặn việc xuất dữ liệu nhạy cảm từ tổ chức. Hoặc mã hóa dữ liệu đó trước khi gửi đi. Điều này tùy thuộc vào quy tắc mà tổ chức thiết lập.
Tuy vậy, công nghệ chỉ là một thành phần của DLP. Bảo mật dữ liệu hiệu quả đòi hỏi DLP Best Practices (các cách làm/ thực hành tốt nhất trong DLP). Bao gồm các chính sách và quy trình chi tiết để xử lý và lưu trữ dữ liệu nhạy cảm. Cũng như xử lý các vi phạm bảo mật. Chống thất thoát dữ liệu hiệu quả cũng phụ thuộc vào kiến thức của nhân viên CNTT. Về các yêu cầu bảo mật dữ liệu và nhận thức của người dùng cuối. Về các thực hành bảo mật dữ liệu.
3. Các DLP Best Practices giúp tăng cường bảo mật dữ liệu
Best Practices trong DLP bao gồm sự kết hợp giữa công nghệ, kiểm soát quy trình, đội ngũ nhân viên am hiểu và nhận thức của nhân viên. Dưới đây là các cách làm được khuyến nghị để phát triển chương trình DLP hiệu quả.
3.1 Triển khai một chương trình DLP tập trung duy nhất
Nhiều tổ chức triển khai không nhất quán các công nghệ và thực hành DLP. Sự không nhất quán này dẫn đến việc thiếu khả năng hiển thị tài sản dữ liệu và bảo mật dữ liệu yếu. Ngoài ra, nhân viên có xu hướng bỏ qua một bộ phận của chương trình DLP mà phần còn lại của tổ chức không hỗ trợ.
3.2 Đánh giá nguồn lực bên trong
Để tạo và thực hiện kế hoạch DLP, các tổ chức cần nhân sự có chuyên môn về DLP. Bao gồm phân tích rủi ro DLP, phản hồi và báo cáo vi phạm dữ liệu, luật bảo vệ dữ liệu, đào tạo và nâng cao nhận thức về DLP. Một số quy định của chính phủ yêu cầu các tổ chức sử dụng nhân viên trong nội bộ. Hoặc có chuyên gia tư vấn bên ngoài có kiến thức bảo vệ dữ liệu.
3.3 Tiến hành kiểm kê và đánh giá
Đánh giá các loại dữ liệu và giá trị của chúng đối với tổ chức là bước đầu quan trọng trong việc triển khai chương trình DLP. Điều này kéo theo việc xác định dữ liệu có liên quan.
Một số sản phẩm DLP, chẳng hạn như McAfee DLP có thể giúp nhanh chóng xác định tài sản thông tin. Bằng cách quét siêu dữ liệu của tệp và lập danh mục kết quả. Nếu cần sẽ mở tệp để phân tích nội dung.
Bước tiếp theo là đánh giá rủi ro liên quan đến từng loại dữ liệu trong trường hợp dữ liệu bị rò rỉ. Các cân nhắc bổ sung bao gồm các điểm thoát dữ liệu và chi phí nếu dữ liệu bị mất.
3.4 Triển khai theo từng giai đoạn
DLP là một quá trình dài hạn và được thực hiện tốt nhất theo từng giai đoạn. Cách tiếp cận hiệu quả nhất là ưu tiên các loại dữ liệu và kênh truyền thông. Tương tự như vậy, dựa trên các ưu tiên của tổ chức. Hãy xem xét việc triển khai các thành phần hoặc mô-đun phần mềm DLP khi cần thiết. Thay vì tất cả cùng một lúc.
3.5 Tạo một hệ thống phân loại
Trước khi có thể tạo và thực thi các chính sách DLP, bạn cần một khung phân loại dữ liệu hoặc nguyên tắc phân loại cho cả dữ liệu không có cấu trúc và dữ liệu có cấu trúc. Các danh mục bảo mật dữ liệu có thể bao gồm thông tin bí mật, thông tin nội bộ, thông tin nhận dạng cá nhân (PII), dữ liệu tài chính, sở hữu trí tuệ,…
Các sản phẩm DLP có thể quét dữ liệu bằng cách sử dụng phân loại được định cấu hình trước (có thể tùy chỉnh sau) để xác định các danh mục chính của dữ liệu. Trong khi phần mềm DLP tự động hóa và đẩy nhanh tốc độ phân loại, nhân viên sẽ chọn và tùy chỉnh các danh mục. Tổ chức cũng có thể đánh giá trực quan một số loại nội dung không thể được xác định bằng cách sử dụng các từ khóa hoặc cụm từ đơn giản.
3.6 Thiết lập các chính sách xử lý và khắc phục dữ liệu
Sau khi tạo khung phân loại, bước tiếp theo là tạo (hoặc cập nhật) các chính sách để xử lý các danh mục dữ liệu khác nhau. Các yêu cầu của chính phủ nêu rõ các chính sách DLP để xử lý dữ liệu nhạy cảm.
Giải pháp DLP thường áp dụng các quy tắc hoặc chính sách được định cấu hình trước dựa trên các quy định khác nhau, chẳng hạn như HIPAA hoặc GDPR. Sau đó, nhân viên DLP có thể tùy chỉnh các chính sách theo nhu cầu của tổ chức.
Để quản lý các chính sách, các sản phẩm thực thi DLP. Chẳng hạn như McAfee DLP Prevent, giám sát các kênh gửi đi (như Email và Chat trên Web). Và cung cấp các tùy chọn để xử lý các vi phạm bảo mật tiềm ẩn. Ví dụ, khi nhân viên sắp gửi Email có tệp đính kèm nhạy cảm. Họ có thể nhận được Pop-up (cửa sổ bật lên) đề xuất mã hóa thư. Hoặc hệ thống có thể chặn hoàn toàn hay chuyển hướng thư đến người quản lý.
3.7 Giáo dục nhân viên
Nhận thức của nhân viên và việc họ chấp nhận các chính sách, thủ tục bảo mật là rất quan trọng trong DLP. Các nỗ lực giáo dục và đào tạo, chẳng hạn như các lớp học, đào tạo trực tuyến, gửi Email định kỳ,… có thể nâng cao hiểu biết của nhân viên. Về tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu. Cũng như nâng cao khả năng họ tuân theo các cách làm DLP tốt nhất (DLP Best Practices) được đề xuất. Các hình phạt cho việc vi phạm bảo mật dữ liệu cũng có thể giúp cải thiện sự tuân thủ. Tuy nhiên cần xác định rõ ràng.
Trên đây là một số phương pháp tốt nhất mà tổ chức, doanh nghiệp nên áp dụng. Khi triển khai các giải pháp chống thất thoát dữ liệu DLP. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về chủ đề này, Mi2 luôn sẵn sàng giải đáp!
