Mỗi ngày, các cơ quan chính phủ quản lý một khối lượng khổng lồ hồ sơ công dân, tài liệu mật và dữ liệu điều hành. Ai có quyền truy cập? Ai có thể chia sẻ ra ngoài? Liệu những thông tin nhạy cảm đó đã thực sự được bảo vệ đúng cách? Đây không chỉ là câu hỏi kỹ thuật, mà còn là vấn đề uy tín và an ninh quốc gia. Chính vì vậy, ngày càng nhiều đơn vị tìm kiếm một giải pháp phân loại dữ liệu hiện đại và đáng tin cậy.
Bài viết này sẽ phân tích thách thức, yêu cầu pháp lý đặc thù, đồng thời giới thiệu giải pháp phân loại dữ liệu dành cho cơ quan chính phủ – Fortra Data Classification Suite (DCS).
Vì sao cơ quan chính phủ cần phân loại dữ liệu?
Các cơ quan quản lý dữ liệu ở nhiều dạng khác nhau, từ văn bản Word, email, PDF cho đến tài liệu lưu trữ lâu dài. Nếu không được phân loại đúng cách, hệ quả có thể bao gồm:
- Rò rỉ thông tin cá nhân (PII): gây mất lòng tin từ công dân.
- Khó khăn trong tuân thủ quy định: vi phạm pháp lý và tiêu chuẩn bảo mật.
- Tăng chi phí xử lý sự cố: khắc phục hậu quả và trách nhiệm pháp lý.
- Nguy cơ gián đoạn hoạt động: từ các cuộc tấn công mạng ngày càng tinh vi.
Tại Việt Nam, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPD) yêu cầu các tổ chức (bao gồm cả cơ quan nhà nước) phải:
- Phân loại dữ liệu cá nhân, đặc biệt dữ liệu nhạy cảm.
- Kiểm soát quyền truy cập và xóa dữ liệu khi hết hạn lưu trữ.
- Báo cáo vi phạm dữ liệu trong vòng 72 giờ và chứng minh quá trình xử lý minh bạch.
Điều này khiến nhu cầu có một giải pháp phân loại dữ liệu tự động, đáng tin cậy trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Giải pháp phân loại dữ liệu từ Fortra
Fortra – với bộ công cụ Data Classification Suite (DCS) cung cấp nền tảng toàn diện giúp phân loại, nhận diện và bảo vệ dữ liệu. Giải pháp được thiết kế chuyên biệt dành cho các tổ chức chính phủ, quân sự và doanh nghiệp trọng yếu nhằm đáp ứng yêu cầu khắt khe nhất.
Tính năng nổi bật
- Nhận diện dữ liệu thông minh
Sử dụng Data Detection Engine tích hợp machine learning, giúp phát hiện chính xác dữ liệu nhạy cảm. Hệ thống phân tích cả nội dung lẫn ngữ cảnh, giảm thiểu cảnh báo sai và nâng cao độ tin cậy.
- Phân loại linh hoạt và tuân thủ quy chuẩn
Gắn nhãn metadata theo chuẩn quy định của từng quốc gia hoặc từng cơ quan. Điều này giúp triển khai kiểm soát truy cập, bảo mật và tuân thủ PDPD, GDPR, CMMC, HIPAA hay các tiêu chuẩn đặc thù.
- Hỗ trợ đa nền tảng
Hoạt động liền mạch trên Windows, Microsoft Office, Outlook Web App, SharePoint, lưu trữ đám mây.
- Bảo mật & chia sẻ an toàn
Hệ thống cho phép chia sẻ dữ liệu giữa nhân viên, cơ quan và thậm chí quốc gia khác một cách an toàn. Chỉ những cá nhân hoặc đơn vị được ủy quyền mới có quyền truy cập.
- Hỗ trợ xóa dữ liệu theo chính sách
Cơ quan có thể áp dụng thời hạn lưu giữ và thực hiện xóa dữ liệu tuân thủ quy định “defensible deletion”. Việc này giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu cũ, đồng thời tối ưu hóa lưu trữ.
- Tích hợp sâu vào hệ sinh thái bảo mật
Dễ dàng kết hợp với DLP, SIEM, mã hóa để tăng cường an ninh tổng thể.
DCS của Fortra đơn giản hóa quy trình dán nhãn CUI một cách chính xác và an toàn – một yêu cầu quan trọng để được chứng nhận CMMC
Lợi ích cụ thể cho cơ quan chính phủ
Việc triển khai giải pháp phân loại dữ liệu dành cho cơ quan chính phủ của Fortra mang lại nhiều giá trị thực tiễn.
1. Nâng cao khả năng tuân thủ pháp lý
Các cơ quan dễ dàng đáp ứng yêu cầu từ luật quốc tế, quốc gia đến các tiêu chuẩn ngành. Việc phân loại chính xác giúp bảo vệ dữ liệu cá nhân công dân theo đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý.
2. Tăng cường bảo mật và giảm thiểu rò rỉ
Hệ thống giúp bảo vệ tài liệu mật quốc gia, thông tin nhạy cảm, hạn chế chia sẻ ra ngoài trái phép. Ngay cả khi dữ liệu rời khỏi môi trường nội bộ, các biện pháp bảo mật vẫn đi kèm.
3. Tối ưu hiệu quả vận hành
Quá trình phân loại được tự động hóa hoặc bán tự động, giảm tải công việc thủ công. Người dùng vẫn duy trì năng suất nhờ tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc hiện có.
4. Gia tăng nhận thức bảo mật của nhân viên
Khi mỗi email hoặc tài liệu đều có nhãn phân loại rõ ràng, nhân viên hiểu rõ trách nhiệm trong xử lý dữ liệu. Điều này hình thành văn hóa bảo mật từ bên trong, bền vững và hiệu quả hơn.
5. Hỗ trợ chuyển đổi số an toàn
Trong khi nhiều cơ quan chính phủ đang thúc đẩy chuyển đổi số, phân loại dữ liệu là nền tảng bảo vệ an toàn. DCS cho phép từng cơ quan chọn mức độ tự động hóa phù hợp, từ thủ công đến hoàn toàn tự động
DCS của Fortra cho phép bạn áp dụng nhãn tùy chỉnh cho dữ liệu của mình
Trường hợp sử dụng thực tiễn
- Bảo vệ thông tin công dân: Hồ sơ bệnh án, dữ liệu bảo hiểm xã hội và thông tin định danh cá nhân được phân loại và bảo vệ nghiêm ngặt.
- Đảm bảo an toàn ngoại giao: Tài liệu ngoại giao và thỏa thuận quốc tế chỉ được chia sẻ với các bên được phép.
- Quản lý dữ liệu lưu trữ lâu dài: Các văn bản lịch sử hoặc dữ liệu cũ được gắn hạn lưu giữ và xóa khi hết thời hạn.
- Phòng chống rò rỉ nội bộ: Dữ liệu nội bộ được giám sát và phân loại chặt chẽ, ngăn chặn nhân viên chia sẻ nhầm hoặc cố ý.
Đọc thêm: 5 bước bảo vệ dữ liệu hiệu quả
Kết luận
Khi dữ liệu được phân loại và bảo vệ đúng cách. Cơ quan chính phủ có thể quản trị thông tin một cách minh bạch và hiệu quả. Điều này tạo nền tảng để mở rộng dịch vụ số, chia sẻ dữ liệu an toàn giữa các đơn vị và tăng cường hợp tác.
Với Fortra Data Classification Suite, quá trình này trở nên liền mạch, giảm gánh nặng quản trị và nâng cao năng suất. Giải pháp phân loại dữ liệu không chỉ giúp giải quyết thách thức hiện tại, mà còn tạo đà cho tương lai số hóa bền vững. Đây là bước tiến giúp cơ quan tự tin vận hành, đổi mới và phục vụ công dân tốt hơn.