Bạn biết không? Các giám đốc cấp cao, chuyên gia an ninh mạng, người quản lý rủi ro, tuân thủ và nhân sự đã gặp khó khăn trong việc đào tạo tuân thủ trong nhiều năm. Việc đào tạo tuân thủ hiệu quả cho nhân viên có thể là một nhiệm vụ không dễ dàng để có thể thực hiện “đúng và đủ”. Những chương trình đào tạo kiểu cũ không còn hiệu quả nữa. Giống như việc đào tạo nâng cao nhận thức về bảo mật tạo ra một bức tường lửa mạnh mẽ cho con người, thì Đào tạo Tuân thủ đảm bảo rằng tổ chức của bạn tuân thủ các luật và quy định liên quan đến lĩnh vực/ngành của tổ chức.
John Just – Phó Tổng Giám đốc Đổi mới Giáo dục của KnowBe4 là người dẫn đầu chiến lược và phát triển nội dung đào tạo cho KnowBe4. Trước khi gia nhập KnowBe4, anh đảm nhiệm vai trò quản lý đào tạo nội bộ cho một công ty toàn cầu với hơn 5,000 người dùng và làm việc với các tổ chức lớn để xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo tuân thủ của họ. Dựa trên nhiều năm kinh nghiệm trong ngành giáo dục và đào tạo, John Just đã chia sẻ 08 mẹo/phương pháp hay nhất của mình để giúp việc đào tạo tuân thủ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn cho người dùng và toàn bộ tổ chức của bạn.
Hãy khám phá 08 mẹo hữu ích này để có thể tạo nên một chương trình đào tạo tuân thủ thành công và hiệu quả nhé!
08 mẹo thực hiện chương trình đào tạo tuân thủ thành công tại nơi làm việc
Lập nên đội ngũ đắc lực cùng bạn xây dựng chương trình đào tạo
Những nhân viên này sẽ xem xét và đưa ra phản hồi về nội dung và phương pháp mà bạn đang cố gắng triển khai. Đội ngũ này cần mang lại cách nhìn công bằng và lắng nghe các bên liên quan để giúp cải thiện phương pháp đào tạo tuân thủ. Đừng chỉ chọn những người quan tâm và ủng hộ chương trình đào tạo, hãy cố gắng mời những nhân sự chưa thực sự hài lòng về chương trình hiện tại cùng tham gia. Phản hồi từ cả hai nhóm sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn diện và cải thiện chương trình một cách hiệu quả nhất.
Hãy cùng ngồi lại và thảo luận xem tổ chức bạn có thể bắt đầu từ đâu để cải thiện quy trình, ít phức tạp và hiệu quả hơn. Hiện nay, rất nhiều tổ chức đang thực hiện cùng một quy trình tuân thủ mỗi năm mặc dù họ vẫn gặp phải một số lượng lớn các sự cố hoặc các cuộc gọi nguy hiểm, chưa kể rất nhiều nhân viên không hài lòng.
Hãy nghĩ đến những ý tưởng mới và cân nhắc loại bỏ kế hoạch năm trước đó. Ngoài ra, bạn có thể trò chuyện và tham khảo những đồng nghiệp ở các tổ chức khác trong ngành về những gì họ đang làm. Khoảng thời gian dành cho việc tham gia vào kế hoạch đào tạo tuân thủ này sẽ mang lại lợi tức đầu tư (ROI) rất lớn cho bạn và tổ chức của bạn.
Tìm sự ủng hộ của ban lãnh đạo với kế hoạch
Hãy mang số liệu, ROI (Tỷ suất lợi nhuận đầu tư) và cách tránh những rủi ro vào bản trình bày của bạn thật thuyết phục. Mặc dù bạn có thể thấy rõ lợi ích của việc đào tạo tuân thủ nhưng có lẽ bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng và giải thích điều đó với lãnh đạo.
Tìm sự ủng hộ của ban lãnh đạo với kế hoạch đào tạo tuân thủ
Đưa ra ví dụ thực tiễn khi không thực hiện chương trình đào tạo cho nhân viên có thể gây ra rắc rối như thế nào cho tổ chức từ những tin tức về các cuộc tấn công mạng hiện nay. Làm nổi bật những lợi ích của bản kế hoạch và tổ chức của bạn sẽ trở nên khác biệt như thế nào bằng cách cung cấp chương trình đào tạo về tuân thủ ít phức tạp hơn và hiệu quả đáng mong đợi.
Kết hợp giữa việc mua sắm và tự thực hiện nội dung
Nhiều tổ chức thấy rằng họ cần 100% nội dung đào tạo được tạo ra từ nội bộ hoặc 100% nội dung từ nhà cung cấp của họ để có 1 chương trình hoàn hảo. Nhưng bí quyết thật sự là sự kết hợp đúng để các tổ chức có một chuỗi nội dung phù hợp với hiện trạng của tổ chức, từ đó đạt được giá trị cao với nguồn lực phù hợp.
Gần đây, KnowBe4 đã trò chuyện với một công ty công nghệ y tế có khoảng 1.000 nhân viên, họ đã có sự kết hợp! Họ đã chuyển đổi nội dung của nhà cung cấp thành nội dung có thương hiệu của riêng mình. Điều này giúp đảm bảo rằng nội dung phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty. Họ sử dụng video sẵn có trên điện thoại di động của các nhà lãnh đạo trong tổ chức để giải thích tầm quan trọng của nhiều chính sách khác nhau. Phản hồi tích cực hơn đáng kể so với những năm trước khi họ sử dụng toàn bộ nội dung có sẵn của nhà cung cấp hoặc cố gắng tự thực hiện tất cả.
Điều chỉnh nội dung phù hợp với mọi loại thiết bị
Đối với người dùng làm việc từ xa hay phải di chuyển nhiều khi làm việc, đảm bảo rằng nội dung đào tạo mang lại trải nghiệm tuyệt vời ngay cả khi họ xem trên thiết bị di động/laptop/ipad. Hãy thử nghiệm nội dung với một nhóm người dùng thiết bị di động trong tổ chức của mình để chắc chắn cho việc ấy. Việc cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn khi xem sẽ giúp ích rất nhiều cho trải nghiệm của nhân viên một cách đáng kể khi bạn triển khai chương trình.
Điều chỉnh nội dung đào tạo phù hợp với mọi loại thiết bị
Đọc thêm: Đào tạo nhận thức An toàn thông tin là gì?
Đo lường bằng dữ liệu cụ thể
Mở các cuộc khảo sát lấy nhận xét của người dùng cuối và sử dụng dữ liệu này để cải thiện chương trình của bạn. Hãy làm biểu mẫu thật ngắn gọn và dễ thực hiện (ví dụ như câu hỏi dạng trắc nghiệm nhiều hơn dạng tự luận) để bạn nhận được nhiều phản hồi nhất có thể. Sau đó phân tích dữ liệu.
Sau khi thu thập dữ liệu, bạn cần phân tích nó để tìm ra những điểm mạnh và điểm yếu của chương trình đào tạo. Ngay cả những phản hồi tiêu cực cũng có thể là một cơ hội để bạn học hỏi và cải thiện.
Cung cấp nội dung chất lượng cao với nhiều nội dung và định dạng khác nhau
Người học không thích bị nhấn chìm trong một file đào tạo toàn chữ hoặc 1 file powerpoint nhàm chán. Hiện nay, nhân viên có rất nhiều lựa chọn truy cập vào vô số nội dung thu hút trên tiktok/youtube/facebook trong cuộc sống hàng ngày của họ. Vì vậy, họ mong đợi nhiều hơn từ hoạt động đào tạo và truyền thông của công ty.
Khi kết hợp nhiều định dạng như video, các mô-đun đào tạo tương tác tự động, hỗ trợ công việc tuân thủ, biểu ngữ số trên mạng nội bộ của tổ chức, cùng với ví dụ và các trường hợp nghiên cứu,… có thể mang lại kết quả tuyệt vời và tạo kết nối với các loại học viên khác nhau.
Gần đây, KnowBe4 đã nói chuyện với một ngân hàng quốc tế lớn nổi tiếng với văn hóa doanh nghiệp truyền thống. Khi họ bắt đầu chương trình đào tạo tuân thủ lần đầu tiên, họ đã sử dụng phương pháp học trực tuyến khá truyền thống và nhận được hiệu quả khá tốt. Sau đó, họ đã thử nghiệm một định dạng khác từ cùng một nhà cung cấp đó, thiên về hài kịch hơn và có tính năng sản xuất video chất lượng cao. Mọi người yêu thích và phấn khích với nó! Họ đã nhận được thư cảm ơn về chương trình đào tạo tuân thủ hấp dẫn hơn nhiều so với văn hoá trước đây của công ty.
Sử dụng Gamification
Việc ứng dụng trải nghiệm gamification với các nhóm và người quản lý có thể biến việc báo cáo và hoàn thành thành một cuộc thi thay vì một nhiệm vụ hành chính. KnowBe4 đã trò chuyện với một nhà sản xuất đa quốc gia đã tổ chức một cuộc thi giữa các khu vực và đơn vị kinh doanh để công nhận liệu họ có phải là bộ phận đầu tiên hoàn thành 100% khóa đào tạo hay không.
Việc yêu cầu các giám đốc điều hành đứng đầu các “đội” được mua vào để cạnh tranh với nhau cũng có thể thúc đẩy điều này, nhưng báo cáo của bạn phải rất rõ ràng và minh bạch với những cập nhật thường xuyên cho các nhà lãnh đạo này.
Ứng dụng trải nghiệm gamification với các nhóm và người quản lý
Đọc thêm: Tại sao lại cần an toàn thông tin? Các giải pháp bảo vệ an toàn thông tin
Chia chương trình đào tạo thành những phần nhỏ
Ở đây chúng tôi không có ý nói về thời gian tập luyện tổng thể nhiều hơn mà là chia việc tập luyện thành những phần nhỏ hơn và thực hiện thường xuyên hơn. Vì vậy, ví dụ: có thể bạn hiện đang tham gia khóa đào tạo về tuân thủ hai giờ mỗi năm vào tháng Hai. Tập luyện hàng tháng từ 5-15 phút mỗi tháng thực sự ít gây đau đớn hơn cho mọi người.
KnowBe4 đã trò chuyện với một công ty luật lớn gần đây đã chuyển sang đào tạo hàng tháng sau đợt thúc đẩy lớn hàng năm. Họ báo cáo rằng tỷ lệ hoàn thành công việc của họ tăng lên và những phàn nàn về thời gian làm việc trong ngày của họ giảm xuống. Họ cho biết sau ba tháng, họ đã thấy được trí nhớ cơ bắp của tổ chức đang hoạt động. Một mẹo khác mà chúng tôi học được từ họ là phối hợp đào tạo nhận thức về bảo mật và tuân thủ để lịch trình này phù hợp với mọi người.
Vượt qua rào cản tuân thủ: KnowBe4 Compliance Plus – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp của bạn
Những thực tiễn và mẹo vặt chia sẻ trên đây chắc chắn sẽ tiếp thêm sức mạnh cho hành trình xây dựng chương trình đào tạo tuân thủ hiệu quả của tổ chức bạn. Tuy nhiên, việc duy trì sự gắn kết của nhân viên và đảm bảo tuân thủ theo thời gian vẫn là một thách thức không hề nhỏ.
Mi2 JSC giới thiệu KnowBe4 Compliance Plus – Thư viện đào tạo tuân thủ thế hệ mới mang đến giải pháp đột phá!
KnowBe4 đã tận dụng nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng và các công ty e-learning khác phát triển nội dung tuân thủ, đồng thời nỗ lực không ngừng giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả nhất. Kết quả là sự ra đời của KnowBe4 Compliance Plus, thư viện đào tạo tuân thủ “new-school” với nội dung tương tác, thực tế và hấp dẫn.
Giao diện chương trình KnowBe4 Compliance Plus
Các chủ đề đào tạo về Tuân thủ Plus bao gồm: quyền riêng tư dữ liệu, an toàn nơi làm việc, bảo mật dữ liệu, đạo đức kinh doanh, quấy rối và phân biệt đối xử, phát triển chuyên môn,…
Với nền tảng Compliance Plus, tổ chức bạn có thể:
- Sở hữu các công cụ và tài nguyên tốt nhất để thu hút người học
- Kết nối nỗ lực đào tạo với kết quả thực tế và cụ thể bằng số liệu
- Tạo các chiến dịch được cá nhân hóa phù hợp từng lĩnh vực
- Theo dõi kết quả đào tạo và đưa ra những quyết định sáng suốt
Được đầu tư sản xuất công phu, các khóa học trong Compliance Plus đảm bảo mức độ thu hút cao dành cho người học, đồng thời đáp ứng trọn vẹn yêu cầu đào tạo tuân thủ của doanh nghiệp bạn. Nói lời tạm biệt với những buổi đào tạo tuân thủ khô cứng, nhàm chán. Compliance Plus chính là chìa khóa để giải quyết triệt để bài toán nan giải về việc nhân viên không tuân thủ quy định.
