Mỗi ngày doanh nghiệp đều tạo ra lượng lớn dữ liệu, nhưng nhiều thông tin quan trọng lại không được bảo vệ và khó khôi phục do thiếu sự phân loại. Việc phân loại dữ liệu không chỉ giúp quản lý quyền kiểm soát mà còn tăng cường nhận thức về dữ liệu của người dùng. Bài viết này sẽ hướng dẫn 5 bước để triển khai phân loại dữ liệu hiệu quả và làm thế nào để nâng cao hiệu suất của các công cụ quản trị dữ liệu.
Bước 1: Xác định tài sản quý giá của tổ chức
Phân loại dữ liệu là một bước thiết yếu trong chiến lược bảo mật tài sản dữ liệu doanh nghiệp. Tuy nhiên, bảo mật dữ liệu không chỉ đơn thuần là kiểm soát quyền truy cập thông tin. Các chính sách bảo mật cần bao quát và bảo vệ toàn bộ dữ liệu, không chỉ tập trung vào những thông tin giá trị nhất. Bởi vì ngay cả dữ liệu tưởng chừng ít quan trọng cũng có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp nếu bị mất hoặc rò rỉ vào thời điểm không mong muốn.
Nếu bạn là người quản lý CNTT của tổ chức/ doanh nghiệp, trước tiên, bạn cần xây dựng một nền tảng kiến thức vững chắc về dữ liệu của mình, để hiểu chính xác những gì bạn đang nắm giữ và những rủi ro tiềm ẩn đối với tính bảo mật của dữ liệu đó. Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định các loại dữ liệu có tầm quan trọng lớn nhất đối với doanh nghiệp, để bạn có thể xác định chính xác nơi cần tập trung bảo vệ và kiểm soát.
Dữ liệu quý giá và bảo mật nhất của tổ chức có thể bao gồm:
- Tài sản dữ liệu: Thông tin trên cơ sở dữ liệu CRM,…
- Tài liệu quan trọng cho doanh nghiệp: Kế hoạch chiến lược, thỏa thuận/hợp đồng,…
- Tài liệu hoặc thông tin tuân theo quy định: Giấy phép, chính sách, quy trình nội bộ,…
- Sở hữu trí tuệ (IP): Thiết kế sản phẩm, thông số kỹ thuật,…
- Thông tin cá nhân: Chi tiết nhân viên, khách hàng,…
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, phần dễ bị tấn công nhất của một công ty không phải là những dữ liệu quý giá nhất, bởi chúng thường đã được bảo vệ nghiêm ngặt. Đáng lo ngại hơn chính là những dữ liệu nhạy cảm hàng ngày mà mọi người ít nghĩ đến, chẳng hạn như danh sách khách hàng, hợp đồng, tài liệu nhạy cảm thời gian như kết quả hoạt động công ty và thông cáo báo chí. Những dữ liệu này dễ bị rò rỉ hoặc bị đánh cắp nhất. Vì vậy, chúng cũng cần được xác định và bảo vệ.
“IBM ước tính rằng từ 0,5% đến 2% dữ liệu của tổ chức là ‘quan trọng’ – nói cách khác, nó có ý nghĩa quan trọng giá trị tài chính cho công ty. Điều này có thể chiếm tới 70% thương hiệu hoặc giá trị thị trường”
Một cách hữu ích để xác định giá trị của một thông tin – và những rủi ro cần quản lý – là suy nghĩ về tác động nếu nó bị rò rỉ hoặc đánh cắp. Ví dụ, điều này có gây hại cho doanh nghiệp không, chẳng hạn như đe doạ đến hình ảnh thương hiệu, bị phạt tiền từ các cơ quan quản lý (ví dụ như vi phạm GDPR của EU) hoặc làm mất đi lợi thế cạnh tranh? Nếu nó được công khai, nó có ảnh hưởng đến khách hàng, đối tác hay nhà cung cấp của tổ chức không? Nó có rủi ro cho quyền riêng tư của nhân viên không? Nó có vi phạm hợp đồng không? Sau khi xác định dữ liệu nào có rủi ro lớn nhất, bạn có thể tìm hiểu dữ liệu nhạy cảm của mình nằm ở đâu.
Đọc thêm: Đánh giá rủi ro dữ liệu là gì và tại sao doanh nghiệp nên thực hiện?
Bước 2: Tìm hiểu dữ liệu trước khi bảo vệ
Để bảo vệ dữ liệu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu trước khi bảo vệ, bởi điều này sẽ giúp doanh nghiệp:
- Giảm thiểu nguy cơ tấn công: Khi biết được dữ liệu của mình là gì, nó ở đâu, ai có thể truy cập vào nó, doanh nghiệp có thể đặt ra những biện pháp bảo mật phù hợp và thực thi một cách nhất quán.
- Tuân thủ quy định bảo mật: Xác định được những quy định bảo mật mà mình phải tuân thủ, như GDPR của EU, ITAR của Mỹ, hoặc các luật pháp của quốc gia mà doanh nghiệp hoạt động. Việc tuân thủ quy định bảo mật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những hậu quả pháp lý, tiền phạt, hoặc mất uy tín khi xử lý dữ liệu.
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ: Khi loại bỏ những dữ liệu thừa, lỗi thời, hoặc không cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí lưu trữ và quản lý dữ liệu, tăng hiệu suất và hiệu quả của hệ thống dữ liệu.
“Theo báo cáo Vertitas Databerg, các tổ chức cỡ trung bình chi tiêu 435 nghìn bảng mỗi năm cho việc lưu trữ và quản lý dữ liệu lỗi thời”
- Tận dụng dữ liệu hiệu quả: Khai thác được những giá trị tiềm ẩn của dữ liệu, như những thông tin, kiến thức, hoặc báo cáo có ích cho việc ra quyết định, lập chiến lược, hoặc cải thiện hoạt động. Việc này sẽ giúp tạo ra những lợi thế cạnh tranh, nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp.
Hai bước quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện, đầu tiên là xác định loại dữ liệu đang sở hữu, từ dữ liệu có cấu trúc đến dữ liệu không có cấu trúc. Sau đó, sử dụng các công cụ tìm kiếm dữ liệu để quét và phân loại dữ liệu theo các tiêu chí nhất định như từ khóa và loại thông tin.
“Theo Forrester, 44% của các nhà quyết định công nghệ Bắc Mỹ và Châu Âu sử dụng các công cụ tìm kiếm dữ liệu”
Đặc biệt, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau để hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình:
- Bạn đang nắm giữ dữ liệu gì?
- Dữ liệu nào đang được thu thập?
- Điều gì đang được tạo ra từ dữ liệu?
- Dữ liệu được lưu trữ hoặc nằm ở đâu?
- Tại sao bạn có dữ liệu đó?
- Dữ liệu đó nhạy cảm như thế nào?
- Ai đang truy cập, sử dụng hoặc chia sẻ nó?
Bước 3: Phân Loại Dữ Liệu
Các tổ chức thường có chính sách an ninh, nhưng nhân viên thường không biết cách áp dụng chính sách đó vào công việc hàng ngày. Để biến chính sách an ninh thành hành động thực tế, cần phân loại dữ liệu.
Đọc thêm: Phân loại dữ liệu là gì?
Phân loại dữ liệu giúp xác định loại dữ liệu nào quan trọng nhất và cần được bảo vệ nhiều nhất. Sau đó, các tổ chức có thể triển khai các giải pháp công nghệ để bảo vệ dữ liệu. Các giải pháp công nghệ này có thể bao gồm mã hóa, kiểm soát truy cập và bảo mật mạng.
Phân loại dữ liệu là quá trình sắp xếp dữ liệu theo mức độ nhạy cảm hoặc giá trị bằng cách sử dụng các nhãn dán. Những nhãn dán này được gắn trực quan như dấu hiệu, màu sắc và cũng được nhúng vào thuộc tính của tệp tin (metadata). Khi phân loại được áp dụng kết hợp với các giải pháp bảo mật ở hạ lưu (downstream security solutions), thuộc tính này đảm bảo dữ liệu chỉ có thể được truy cập hoặc sử dụng theo các quy tắc tương ứng với nhãn của nó.
Phân loại dữ liệu hoàn toàn tự động là khả thi, nhưng kết quả tốt nhất là kết hợp trí tuệ của con người với việc sử dụng công cụ phần mềm. Nhân viên sẽ chịu trách nhiệm quyết định nhãn phù hợp cho dữ liệu. Họ gắn nhãn dữ liệu ngay tại thời điểm tạo, chỉnh sửa, gửi hoặc lưu. Với kiến thức và kinh nghiệm của người dùng về bối cảnh xung quanh dữ liệu sẽ giúp quyết định phân loại chính xác hơn nhiều so với máy tính.
Xác Định Chính Sách Phân Loại Dữ liệu
Trước tiên, hãy xác định rõ ràng ai có quyền truy cập vào từng loại dữ liệu. Công việc bạn đã thực hiện trong bước 1 và 2 sẽ giúp chuẩn bị cho điều này. Tiếp theo, hãy quyết định có bao nhiêu lớp phân loại dữ liệu.
Nên bao gồm 3 hoặc 4 lớp – càng ít lựa chọn, người dùng càng dễ phân loại. Một số nhãn gợi ý: “Confidential” (Bảo Mật), “Internal only” (Chỉ nội bộ), và “Public” (Công cộng). Ngoài ra, có thể thêm một lớp nữa cho thông tin tuân theo các quy định cụ thể, chẳng hạn như GDPR của EU, ITAR của Mỹ, hoặc HIPAA/HITECH của Mỹ.
Lựa Chọn Công Cụ Phù Hợp
Để phân loại dữ liệu hiệu quả, cần có công cụ phù hợp. Công cụ phân loại dữ liệu tốt sẽ giúp người dùng áp dụng nhất quán hệ thống phân loại, đồng thời cũng thêm vào dữ liệu những ghi chú quan trọng (metadata). Các công cụ hiệu quả sẽ khiến việc phân loại trở thành một phần trong công việc hàng ngày bằng cách tích hợp quá trình gắn nhãn vào các ứng dụng phổ biến mà nhân viên đã sử dụng. Điều này giúp việc phân loại trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn cho người dùng. Ngoài ra, cần đảm bảo công cụ phân loại dữ liệu có phạm vi bao phủ rộng, bao gồm tất cả các hệ điều hành và loại ứng dụng khác nhau. Điều này sẽ giúp công cụ phân loại dữ liệu có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
Triển khai
Hãy bắt đầu bằng việc phân loại “thực tế” – các email, file và tài liệu đang được tạo và sử dụng ngay lúc này. Nếu bạn đã thực hiện các bước 1 và 2, bạn sẽ biết chính xác chúng là gì và nằm ở đâu. Bằng cách này, từ giờ trở đi, bạn sẽ đảm bảo được dữ liệu quý giá của tổ chức được an toàn.
Bước 4: Bảo mật dữ liệu
Nhiệm vụ tiếp theo là triển khai các giải pháp an ninh doanh nghiệp và quản lý thông tin. Việc phân loại trước tiên đã góp thêm thành phần quan trọng: siêu dữ liệu gắn trong các thuộc tính của tài liệu, tin nhắn hay tệp tin. Siêu dữ liệu là thông tin về dữ liệu, chẳng hạn như mức độ nhạy cảm. Việc nhúng nhãn vào dữ liệu dưới dạng siêu dữ liệu giúp các giải pháp bảo mật hiểu được mức độ nhạy cảm của dữ liệu. Điều này giúp các giải pháp bảo mật thực hiện chính xác các chính sách bảo mật, giảm thiểu các cảnh báo sai, tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu.
Các giải pháp trở nên hiệu quả hơn khi kết hợp với phân loại dữ liệu bao gồm:
Giải pháp Phòng chống thất thoát dữ liệu (DLP)
Bảo vệ doanh nghiệp khỏi việc mất dữ liệu do cố ý hay vô tình, ví dụ như ngăn nhân viên tải lên Dropbox một tập tin đánh dấu “Mật” hoặc chặn email chứa số thẻ tín dụng gửi cho bên thứ ba.
Cổng Email
Tự động mã hóa bất kỳ tệp nào được đánh dấu “Bảo mật”.
Công cụ Khám phá
Cho phép nhân viên nhanh chóng tìm thấy thông tin và nhanh chóng hiểu được cách sử dụng.
Công cụ Giám sát sự kiện và An ninh (Security Incident And Event Monitoring – SIEM)
Phát hiện các hành vi tiềm ẩn rủi ro của người dùng trước khi vi phạm xảy ra. Ví dụ, cảnh báo nếu ai đó liên tục sao chép tài liệu nhạy cảm sang thiết bị lưu trữ. Từ đó, có thể giải quyết vấn đề bằng cách đào tạo hoặc tăng cường chính sách bảo mật.
Công cụ Tìm kiếm và Truy xuất
Nhờ công cụ này, việc lưu vết để kiểm tra và tìm tài liệu một cách nhanh chóng chứng minh tuân thủ tiêu chuẩn ngành hay đáp ứng yêu cầu thông tin từ cơ quan quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Công cụ kiểm soát truy cập
Sử dụng nhãn phân loại để xác định ai có thể truy cập vào tập tin trong một khu vực chia sẻ.
Công cụ Quản trị Dữ liệu
Nhờ phân loại dữ liệu, công cụ này có thể kiểm tra ai truy cập thông tin nhạy cảm, ai có thể vi phạm chính sách và ghi lại hành vi rủi ro chi tiết. Điều này cũng hỗ trợ việc chứng minh tuân thủ các quy định.
Lưu trữ dữ liệu
Khi bạn đã phân loại giá trị của dữ liệu, bạn sẽ dễ dàng nhận ra những dữ liệu nào không quan trọng hoặc không cần thiết, từ đó có thể lưu trữ hoặc xóa chúng. Các quy tắc lưu trữ cũng có thể được thiết lập cho các phân loại khác nhau – ví dụ: “Giữ loại tệp này trong 10 năm” hoặc “Hết hạn sau 6 tháng” – có thể áp dụng cho các tệp không nên lưu trữ vì lý do pháp lý.
Kết hợp phân loại dữ liệu với các công nghệ và bộ công cụ bảo mật khác giống như thêm nhiều lớp bảo vệ xung quanh dữ liệu quý giá và dữ liệu nhạy cảm của tổ chức. Nó củng cố các bức tường và tạo ra một “nơi an toàn bên trong”. Nhưng việc bảo vệ dữ liệu không dừng lại ở đó. Giống như bất kỳ bức tường nào, bạn phải liên tục kiểm tra và bảo trì chúng để giữ cho chúng luôn nguyên vẹn.
Bước 5: Đo lường và cải tiến
Nếu bạn đã tuân theo bốn bước đầu tiên trong chuỗi hướng dẫn này, bạn đã thành công trong việc bảo vệ thông tin quan trọng và nhạy cảm của tổ chức bằng cách sử dụng phân loại dữ liệu và bộ công cụ kỹ thuật số để thi hành chính sách bảo mật. Nhưng những điều này chưa phải là kết thúc.
Bảo vệ dữ liệu của tổ chức là một nhiệm vụ quan trọng và khó khăn. Không chỉ phải đối mặt với các mối đe dọa ngày càng tinh vi và đa dạng, doanh nghiệp còn phải tuân thủ các quy định pháp luật và ngành về bảo mật dữ liệu, cũng như đáp ứng các yêu cầu kinh doanh. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có một chương trình bảo mật hiệu quả, phù hợp với mục tiêu và hoàn cảnh của tổ chức. Và để đánh giá và cải tiến chương trình bảo mật, doanh nghiệp cần có các phương pháp đo lường và cải tiến chính sách bảo mật.
Đo lường và cải tiến chính sách bảo mật là quá trình liên tục nhằm kiểm tra xem các biện pháp bảo mật có hoạt động hiệu quả hay không, có đáp ứng được các mục tiêu bảo mật hay không, và có thể cải thiện được những gì. Đo lường và cải tiến chính sách bảo mật bao gồm các công việc:
- Xác định các chỉ số bảo mật: Các chỉ số bảo mật là các giá trị định lượng hoặc định tính để đo lường các khía cạnh của bảo mật, chẳng hạn như mức độ rủi ro, hiệu quả của các biện pháp bảo vệ, mức độ tuân thủ quy định, hoặc mức độ hài lòng của người dùng. Các chỉ số bảo mật phải được lựa chọn sao cho phù hợp với mục tiêu bảo mật, nguồn dữ liệu, và khả năng phân tích của tổ chức. Các ví dụ về các chỉ số bảo mật có thể là số lượng vi phạm bảo mật, thời gian phản ứng trung bình, tỷ lệ báo động sai, hoặc tỷ lệ đào tạo bảo mật.
- Thu thập và xử lý dữ liệu bảo mật: Dữ liệu bảo mật là các thông tin liên quan đến hoạt động bảo mật của tổ chức, bao gồm cả dữ liệu về hệ thống, người dùng, và các sự kiện bảo mật. Dữ liệu bảo mật phải được thu thập từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như các công cụ bảo mật, các báo cáo kiểm toán, hoặc các khảo sát. Dữ liệu bảo mật phải được xử lý để loại bỏ các dữ liệu không liên quan, không chính xác, hoặc trùng lặp, và để chuẩn hóa và tích hợp các dữ liệu từ các nguồn khác nhau.
- Phân tích và đánh giá dữ liệu bảo mật: Sử dụng các phương pháp thống kê, toán học, hoặc logic để tìm ra các mẫu, xu hướng, hoặc quan hệ giữa các dữ liệu bảo mật. Đánh giá dữ liệu bảo mật là quá trình so sánh các kết quả phân tích với các tiêu chuẩn, định mức, hoặc mục tiêu bảo mật để xác định mức độ hiệu quả, phù hợp, hoặc cần thiết của các biện pháp bảo mật.
- Báo cáo và cải tiến chính sách bảo mật: Là quá trình trình bày và truyền đạt các kết quả phân tích và đánh giá cho các bên liên quan, chẳng hạn như ban lãnh đạo, cơ quan quản lý, hoặc khách hàng. Báo cáo dữ liệu bảo mật phải được thực hiện một cách rõ ràng, chính xác, và kịp thời, và phải có các khuyến nghị hoặc hành động cần thiết. Cải tiến chính sách bảo mật là quá trình thực hiện các thay đổi hoặc cập nhật các biện pháp bảo mật dựa trên các kết quả báo cáo, nhằm nâng cao hiệu quả, phù hợp, hoặc cần thiết của chúng.
Sử dụng các công cụ bảo mật như báo cáo phân loại, giải pháp SIEM và phân tích hành vi giúp tổ chức nhận thức tình hình bảo mật một cách toàn diện. Dữ liệu chi tiết về hành vi người dùng từ các công cụ này có thể phát hiện xu hướng và mối đe dọa tiềm ẩn. Ví dụ, nếu có nhiều người thường xuyên phân loại dữ liệu không đúng, có thể cần củng cố chính sách bảo mật hoặc cải thiện đào tạo người dùng. Thông tin này giúp tổ chức ra quyết định hợp lý để giải quyết vấn đề.
Theo dõi và báo cáo là một phần không thể thiếu trong bất kỳ chiến lược bảo mật dữ liệu nào, hoạt động này giúp tổ chức:
- Giảm rủi ro vi phạm và tổn thất dữ liệu: Phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa bảo mật, bảo vệ dữ liệu và tài sản quý giá của tổ chức, và giảm thiểu các chi phí và thiệt hại do vi phạm gây ra.
- Tăng cường tuân thủ quy định: Đáp ứng các yêu cầu pháp lý và ngành về bảo mật dữ liệu và tránh được các hình phạt hoặc kiện tụng do vi phạm quy định gây ra.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động: Sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định thông minh, thúc đẩy hoạt động kinh doanh, và tăng cạnh tranh của tổ chức. Dữ liệu bảo mật có thể cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin về nhu cầu, hành vi, và sự hài lòng của khách hàng, đối tác, và nhân viên, giúp doanh nghiệp cải thiện các sản phẩm, dịch vụ, và quan hệ của doanh nghiệp với họ.
- Nâng cao uy tín và vị thế: Thể hiện hiệu quả và chuyên nghiệp của chương trình bảo mật, củng cố niềm tin của ban lãnh đạo, các bên liên quan, và thị trường. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một thương hiệu bảo mật mạnh mẽ, khẳng định vị thế của doanh nghiệp trong ngành, và thu hút được nhiều khách hàng và đối tác tiềm năng.
Kết luận
Việc bảo vệ dữ liệu là một phần quan trọng của chiến lược bảo mật thông tin của mọi tổ chức. Thông qua việc phân loại dữ liệu và triển khai các biện pháp bảo mật phù hợp, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu quan trọng, đồng thời tăng cường sự tin cậy của khách hàng và đối tác.
Tuy nhiên, việc bảo vệ dữ liệu không chỉ là một quy trình đơn lẻ; nó cần được duy trì và cải thiện liên tục theo thời gian. Đo lường hiệu suất và theo dõi định kỳ là điều cần thiết để đảm bảo rằng các biện pháp bảo mật vẫn phòng thủ được trước các mối đe dọa và yêu cầu mới. Điều này cũng giúp tổ chức chứng minh giá trị của các đầu tư trong lĩnh vực bảo mật dữ liệu.
