Hướng dẫn cách bảo vệ dữ liệu Office 365 khỏi các thiệt hại ngẫu nhiên, các cuộc tấn công phần mềm độc hại và mã độc, đồng thời đáp ứng các quy định tuân thủ ngày càng khắt khe. Microsoft Office 365 đang được sử dụng rộng rãi và thu hút người dùng mới mỗi ngày. Microsoft Office 365 cung cấp nhiều tính năng khả dụng của hệ thống và bảo vệ dữ liệu, tuy nhiên nó không thực sự đáp ứng tất cả các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo vệ dữ liệu, khôi phục sau thảm họa, các yêu cầu pháp chế và tuân thủ. Dữ liệu có thể bị hỏng hoặc mất do một số tình huống không lường trước được, bao gồm các thay đổi và xóa không chủ định, cũng như các hoạt động độc hại như vi rút và mã độc. Trong một số trường hợp hiếm gặp, ứng dụng và dữ liệu Office 365 không khả dụng, ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh, dịch vụ khách hàng và năng suất của nhân viên.
Khắc phục 5 lỗ hổng hàng đầu bảo vệ dữ liệu Office 365
Bản tóm lược kỹ thuật này khám phá 5 cách giúp bạn khắc phục các lỗ hổng của Office 365 với giải pháp sao lưu toàn diện.
DỮ LIỆU 365 TRONG NỀN TẢNG ĐÁM MÂY AZURE KHÔNG PHẢI LUÔN KHẢ DỤNG
Nền tảng đám mây AZURE là một trung tâm dữ liệu vật lý lớn, phân tán và có thể phải đối mặt với những thách thức tương tự như trung tâm dữ liệu của riêng bạn. Ví dụ: vào tháng 5 năm 2019, khách hàng đã gặp phải sự cố kết nối trong ba giờ với các dịch vụ đám mây của Microsoft, bao gồm Azure, Microsoft Office 365, Dynamics 365 và Azure DevOps. Sự cố ngừng hoạt động gây ra bởi thay đổi DNS không thành công của Microsoft.
SharePoint và OneDrive cung cấp tính năng xác đinh phiên bản nhằm bảo vệ các sự cố không chủ ý, nhưng điều gì sẽ xảy ra khi những hệ thống này không khả dụng? Các tổ chức CNTT cần tiếp cận và kiểm soát toàn bộ dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào. Sao lưu Office 365 cho phép khôi phục dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp đến vị trí hoặc hệ thống khác, bao gồm cả tài nguyên tại chỗ. Điều này làm giảm nguy cơ thời gian ngừng hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến doanh thu, danh tiếng và năng suất công ty.
DỮ LIỆU OFFICE 365 DỄ BỊ HỎNG VÀ XÓA
Vô tình xóa email, tệp OneDrive hoặc mục SharePoint là nguyên nhân gây mất dữ liệu phổ biến nhất trong phần mềm Office 365. Ngay cả một số quản trị viên CNTT cũng gây ra những lỗi nghiêm trọng, đôi khi, vô tình xóa toàn bộ dữ liệu. Ngoài ra, cũng có một số trường hợp người khác cố tình tần công dữ liệu Office 365 của bạn.
DỮ LIỆU OFFICE 365 DỄ BỊ HỎNG VÀ XÓA
Cân nhắc những điều dưới đây:
- Phần mềm độc hại/mã độc xóa hoặc mã hóa các tệp dữ liệu.
- Lừa đảo hack tài khoản Office 365 là một mối đe dọa thực sự.
- Mã truy cập, mã truy cập bí mật và miền là tất cả những gì bạn cần để đóng giả quản trị viên Office 365.
- Bản thân Office 365 cũng có thể có lỗ hổng
- Có thể sử dụng Giao thức OAuth2 để truy cập theo chương trình thông qua Azure AD và có các lỗ hổng trong chính OAuth2.
Tính năng sao chép theo địa lý của Office 365 có ảnh hưởng domino tới việc xóa dữ liệu. Nó dẫn đến xóa tất cả dữ liệu được sao chép.
Không có phần mềm nào an toàn 100% trước các lỗ hổng bảo mật. Nếu không có giải pháp sao lưu và khôi phục dữ liệu Office 365 thực sự, các tổ chức sử dụng Office 365 có thể gặp rủi ro.
CÁC GIỚI HẠN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ OFFICE 365
Office 365 cung cấp chính sách sao lưu dữ liệu lên tới 93 ngày và tính năng Exchange Online trong tối đa 30 ngày. Tuy nhiên, đây không được coi là lưu trữ dữ liệu lâu dài theo yêu cầu của nhiều quy định tuân thủ.
Các chính sách lưu trữ không bảo vệ các tệp dữ liệu nếu các tệp này bị chỉnh sửa hoặc xóa do vô tình hoặc cố ý. Ngoài ra, chính sách lưu trữ không hỗ trợ chiến lược sao lưu 3-2-1- có nhiều bản sao dữ liệu trên các thiết bị và vị trí khác nhau. Ngoài ra, không có khả năng khôi phục tại một thời điểm nào đó. Một bản sao được lưu trữ trong Office 365 về cơ bản là bản sao chép. Nếu bạn làm hỏng hộp thư hoặc mục hệ thống, bạn cũng sẽ làm hỏng thư mục lưu trữ.
Với giải pháp sao lưu và khôi phục Office 365 toàn diện, bạn sẽ được bảo vệ tốt hơn và có thể khôi phục các tệp hoặc dữ liệu đã thay đổi, bị hỏng hoặc bị xóa tốt hơn, cho dù dữ liệu đã lưu trữ bao lâu. Và không có giới hạn thời gian lưu trữ.
KIỂM SOÁT PHIÊN BẢN OFFICE 365 KHÔNG ĐÁP ỨNG TOÀN BỘ CÁC NHU CẦU
Microsoft cung cấp khả năng xác định phiên bản cho OneDrive và SharePoint. Điều này giúp khôi phục các phiên bản tệp cũ trong trường hợp tệp hiện tại bị mất hoặc hỏng, nhưng với giải pháp sao lưu và phục hồi thực sự, bạn sẽ bảo vệ và có thể khôi phục phiên bản mới nhất. Rất nhiều công việc có thể bị mất (sau khi khôi phục phiên bản lưu mới nhất) bằng cách khôi phục phiên bản cũ của tệp dữ liệu. Ngoài ra, phần mềm độc hại có thể tiếp cận tất cả các phiên bản và xóa hoặc làm hỏng chúng.
Với OneDrive, các phiên bản tệp không được lưu giữ bên ngoài và độc lập. Trong trường hợp xấu nhất, nếu bạn mất OneDrive, bạn sẽ mất tất cả các phiên bản.
Thực hiện sao lưu Office 365 là giải pháp tối ưu hơn giúp bảo vệ và khôi phục dữ liệu. Và lưu trữ nhiều bản sao lưu ở các thiết bị và vị trí khác nhau là cách tốt nhất để chống lại các tấn công độc hại.
NHÓM KHẢ DỤNG DỮ LIỆU MICROSOFT KHÔNG THỂ SAO LƯU VÀ KHÔI PHỤC
Toàn bộ cơ sở dữ liệu hộp thư trong Office 365 đều được lưu trữ trong nhóm khả dụng cơ sở dữ liệu (DAG) và được sao chép tới các trung tâm dữ liệu riêng biệt về mặt địa lý trong cùng một khu vực. Cấu hình phổ biến nhất là bốn bản sao cơ sở dữ liệu trong bốn trung tâm dữ liệu; tuy nhiên, một số khu vực có ít trung tâm dữ liệu hơn (cơ sở dữ liệu được nhân rộng đến ba trung tâm dữ liệu ở Ấn Độ và hai trung tâm dữ liệu ở Úc và Nhật Bản).
Tuy nhiên, mọi cơ sở dữ liệu hộp thư đều có bốn bản sao được phân phối trên nhiều trung tâm dữ liệu, do đó đảm bảo rằng dữ liệu hộp thư được bảo vệ khỏi lỗi phần mềm, phần cứng và thậm chí cả trung tâm dữ liệu. Ba trong bốn bản sao này được lưu ở mức khả dụng cao. Bản sao thứ tư được định cấu hình là bản sao cơ sở dữ liệu trễ.
Mặc dù DAG là một cơ chế khôi phục tốt, nhưng chúng không phù hợp với sao lưu và khôi phục thông thường khi bạn cần khôi phục một hộp thư, email hoặc tệp đính kèm riêng lẻ. Bản sao cơ sở dữ liệu trễ chỉ có thể ngăn chặn đồng bộ hóa tối đa 14 ngày một lần, vì vậy sau đó bất kỳ thay đổi hoặc xóa ngẫu nhiên hoặc độc hại nào cũng được áp dụng cho cả cơ sở dữ liệu trễ.
Ngoài ra, theo chính Microsoft, “DAG không phù hợp với khôi phục hộp thư cá nhân hoặc khôi phục mục hộp thư.” Microsoft cho biết mục đích của DAG là “cung cấp cơ chế khôi phục các trường hợp sự cố logic nghiêm trọng trên toàn hệ thống” Giải pháp sao lưu và khôi phục Office 365 là lựa chọn bổ sung hoàn hảo cho Microsoft DAG. Điều này giúp bạn đạt được mức khả dụng hệ thống cao và bảo vệ dữ liệu và các dữ liệu chuẩn khỏi các nguy cơ xóa hoặc thay đổi dữ liệu do vô tình hoặc cố ý. Với giải pháp sao lưu Office 365, bạn có thể tùy chọn khôi phục, do đó có thể khôi phục toàn bộ hộp thư, email và thậm chí cả tệp đính kèm email, đồng thời khôi phục dữ liệu bất cứ ở đâu và khi nào nếu cần thiết.
KẾT LUẬN
Cuối cùng, việc bảo vệ dữ liệu Office 365 là trách nhiệm của riêng bạn. Việc mất dữ liệu do lỗi của con người, phần mềm độc hại, tấn công mã độc hoặc các thảm họa CNTT có thể ảnh hưởng tới năng suất của công ty, khách hàng và danh tiếng doanh nghiệp. Ngoài ra, tổ chức của bạn cần giải quyết các quy định ngày càng nghiêm khắc – hoặc đối mặt với các án phạt.
